Невозможно переоценить значение офиса в деятельности компании. Важно правильно выбрать помещение, в котором сотрудникам будет комфортно выполнять свои должностные обязанности, а руководителям — встречаться с деловыми партнерами. Начать выбор следует с формулировки запроса и ответа на ряд вопросов. Самые важные из них:
-
Сколько сотрудников будет постоянно находиться в офисе в бизнес-центре?
-
Существует ли необходимость в организации временных рабочих мест для специалистов, работающих удаленно?
-
Есть ли требования к локации офиса?
-
Какие ограничения по размеру арендной ставки?
-
Какими характеристиками должен обладать офис в бизнес-центре?
По мнению экспертов, существует шесть этапов, которые проходит каждая компания при выборе офиса в БЦ.
1. Определение бюджета
Не всякая фирма нуждается в помещении, расположенном в престижном районе. Особенно уместна экономия, если речь идет о недавно открытой компании, свободные средства которой лучше вложить в развитие бизнеса.
Важно правильно вести переговоры. Как показывает практика, грамотное обсуждение условий аренды может привести к экономии 5-30% от заявленной изначально стоимости.
Следует помнить, что стоимость аренды офиса в БЦ — это не только арендная ставка, но и коммунальные платежи, клининг, парковка, охрана и прочие расходы. Размер этих затрат может достигать размера арендной ставки. Важно помнить об этом, когда появляется соблазн выбрать самое дешевое помещение среди представленных на рынке коммерческой недвижимости.
2. Расчет численности персонала
Каждый из сотрудников должен быть обеспечен комфортным рабочим местом, которое соответствует санитарным нормам. Рекомендуется снимать офис в БЦ чуть больше, чтобы вероятное расширение штата не привело к необходимости переезжать в новый офис. При расчете офисной площади также необходимо учитывать технику, мебель, проходы между столами и прочие факторы.
Для большинства компаний важное значение имеет наличие просторной парковки. Существует связь между размером офиса в БЦ и парковочными местами: чем больше помещение, тем больше мест будет выделено компании. Если организацию часто планируют посещать клиенты на собственных автомобилях, стоит изначально задуматься о дополнительных парковочных местах.
3. Выбор локации офиса
Расположение офиса не всегда должно быть привязано к конкретному району. Территориальный фактор имеет значение для компаний, которые привязаны к складу или собственному производству. Довольно распространенное требование — близкое расположение станции метро и КАД. Для некоторых фирм локация не имеет значения, и в таком случае выбор места может зависеть от других параметров — например, от пожеланий сотрудников.
4. Выбор продолжительности аренды
Срок, на который арендуется офис в БЦ, зависит от многих факторов. Компании-новичку достаточно полугода для старта, в то время как для более крупных фирм со стажем понадобится более длительный период аренды. Существует связь между продолжительностью аренды и размером арендной ставки: чем больше офис и дольше арендный период, тем меньше стоимость помещения.
5. Поиск офиса
Не всегда арендатору удается самостоятельно найти удачное помещение, поэтому многие компании обращаются за помощью к посредникам. Наличие обширной базы объектов недвижимости позволяет брокерам быстро выбрать подходящий офис на выгодных условиях.
6. Составление договора аренды
Правильно составленный договор аренды может защитить компанию от судебных разбирательств и многомиллионных убытков. В договоре аренды офиса в бизнес-центре обязательно должны содержаться условия досрочного расторжения, размер неустойки и прочие важные моменты. Оформление документов лучше доверить опытным юристам, которые не только помогут выбрать офис, но и возьмут на себя решение вопросов, связанных с заключением договора.
