Секретарь — это первый помощник руководящего лица предприятия или организации. В его функции входит: управление, контроль, ведение дел фирмы. Секретарь составляет и оформляет деловые бумаги, документы, занимается корреспонденцией, оказывает помощь директору компании в решении любых задач. Должность секретаря-референта является нужной, он считается представителем организации. Что делает секретарь референт? Он встречает посетителей компании, занимается документами, отвечает на входящие звонки. Данная работа требует ответственности, коммуникабельности, организованности от человека. В дальнейшем, он может занять должность офис-менеджера, далее директора, топ-менеджера компании.
Курсы помогут освоить данную профессию, чтобы быть профессионалом в этом деле. Такой человек нужен в любом предприятии, которая имеет офис для гостей и посетителей. Если вас заинтересовала эта тема, то подробнее можно узнать на курсах секретарей референтов https://spbshb.ru/secretary-referent-course. Обычно данная должность требуется на крупных фирмах, так и в небольших компаниях. Рассмотрим, чем отличается секретарь от секретаря референта. Данные профессии относятся к высшей категории специалистов, на них возлагаются большие обязанности и функции. Их деятельность является ответственной, им предоставляется право принимать различные решения в процессе работы. Расширение обязанностей данных должностей подразумевает то, что у него должно быть высшее образование, он должен знать иностранный язык, иметь определенные навыки, опыт работы.
Референт-это должностное лицо, которое готовит бумаги, корреспонденцию, документы начальнику компании, консультирует по любому возникшему вопросу, предоставляет рекомендательные письма. То есть он выполняет работу вместо начальника, но при этом не несет никакой материальной ответственности. Референт является представителем руководителя компании в решении разных вопросов. Секретарь-референт – помощник директора фирмы, который выполняет переводы, подборку документации, помогает распланировать рабочий график фирмы, сопровождает в командировках, поездках, оказывает помощь на совещаниях (ведет различные мероприятия). Секретарь также отвечает на вопросы по телефону, печатает документы. Например, когда фирма небольшая, то может помочь руководителю, заменить его в ведении различных дел.
Референт это кто?
Слово «референт» означает — должностное лицо, который является докладчиком, консультирует по важным вопросам. Здесь речь идет о помощнике директора в определенной области. Это могут быть банковское дело, торговые сделки, рекламный бизнес и другие направления бизнеса. Президент фирмы дает рекомендации помощнику, просит подготовить документы, провести переговоры с различными представителями компаний.
От референта требуется составление различных документов, перевести их на иностранный язык. Он организует деловые встречи, а также ведет культурную программу. Это всего лишь часть функций секретаря. В коммерческих организациях не существует распределения секретарей по квалификации.
Особенность должности референта состоит в том, что следующая ступень квалификации требует необходимых знаний, навыков от сотрудника. Например, референт, несмотря на то что, он владеет иностранным, отлично знает компьютеры, делопроизводство, должен оперативно отвечать на звонки, если требуется принести кофе, заварить чай, заказать обеды в офис и т.д. Секретарь-референт оказывает помощь в подготовке к важным встречам, деловым переговорам, не пропускает нежелательных посетителей, должен быть любезным и вежливым с посетителями, сотрудниками компании, проконсультировать по любому возникшему вопросу.
Разница между секретарем-референтом, референтом состоит в том, что референт-это творческая деятельность. Например, секретарю, чтобы справляться с обязанностями, достаточно иметь представление о ведении документации. Ему не требуется изучать содержание документов. На должность референта выбирается специалист, в обязанности которого входит не набор текста на компьютере, а нужно печатать текст, приносить его на подпись руководителю. Референт по рекомендации директора, составляет, ведет документацию. Он должен владеть тематикой, а не языком, определенным стилем.
Для секретаря требуется иметь высшее образование в любом направлении, специального филологического образования не требуется. Ему необходимо много работать с документацией, также требуется иметь хорошо поставленную речь, быть грамотным и компетентным. Для этой должности подходит человек с высшим образованием. Претендентка на данную должность должна быть ухоженной, привлекательной, приходить на рабочее место вовремя. Секретарь должен быть не только ответственным, но и уверенным в себе, коммуникабельным. Для претендентов на вакансию офис-менеджера, секретаря необходимо обладать определенными знаниями:
- основ делопроизводства;
- ведения документации;
- уметь грамотно выражать свои мысли в любой форме;
- знание норм делового этикета, переговоров;
- владеть офисными программами;
- уметь пользоваться техникой (копировальным аппаратом, сканером, факсом).
Основным требованием для этой должности является хороший уровень иностранного языка. Профессиональные навыки играют немаловажную роль, опыт и квалификация имеют также большое значение. Референт-человек, который помогает облегчить работу директора фирмы. В современном обществе руководители опираются на помощников, которые подготовят документы, бумаги быстро и оперативно. При этом они наделены определенными полномочиями, выполняют разные поручения, издают приказы, размышления начальника. Обязанности секретарей-референтов включают: делопроизводство, работу с базами данных, координацию связей, оказание помощи начальнику, а также создание рабочей атмосферы в офисе. Данные профессии являются стартовыми для многих людей.
